Durch die aktuelle Krise mussten viele Menschen aus ihrem eigenen Zuhause aus arbeiten – das sogenannte Home-Office hat in den letzten Monaten deutlich an Überhand gewonnen und die aktuellen Entwicklungen zeigen an, dass viele Mitarbeiter auch weiterhin im Home-Office bleiben werden. Doch wer trägt eigentlich die Kosten für die Arbeit aus dem eigenen Zuhause?
Die Kostenaufteilung im Home-Office
Wird das Home-Office durch den Arbeitgeber angeordnet, so hat dieser die Ausgaben dafür zu bezahlen. Der Arbeitnehmer selbst kann dabei den Ersatz der Aufwendungen verlangen, die für das Home-Office notwendig sind. Dies gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer selbst sich dafür entscheidet, von Zuhause aus zu arbeiten – dann muss der Arbeitgeber keine Ausgaben ersetzen.
Die Arbeitsmittel, die für die jeweilige Tätigkeit notwendig sind, müssen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. Dabei handelt es sich z. B. um Computer, Monitore oder Drucker. Die Kosten dafür werden vollständig vom Arbeitgeber getragen. Dazu zählen auch Kosten für Verbrauchmaterial, wie z. B. Stifte, Papier oder Druckerpatronen. Die Kosten dafür kann sich der Arbeitnehmer erstatten lassen, häufig können diese Materialien auch aus der Arbeit mitgenommen werden.
Bei den Kosten für Internet und Telefon sieht es leider etwas anders aus – diese Kosten würden auch ohne Home-Office anfallen und werden damit nicht erstattet. Ähnlich sieht es bei der Miete für die Wohnung oder für das Haus aus, mit einer Ausnahme. Kann der Arbeitnehmer nachweisen, dass er zusätzlich ein Zimmer nur für das Home-Office suchen musste, können die Kosten dafür ebenfalls geltend gemacht werden. Sollte der Arbeitnehmer eine schnellere Internetverbindung für die Arbeit benötigen und dadurch auf einen anderen Vertrag umsteigen müssen, so können diese Kosten vom Arbeitgeber erstattet werden.
Die Nebenkosten werden vom Arbeitgeber getragen, denn durch das Home-Office fallen diese in höheren Mengen an, da mehr Wasser und Strom verbraucht wird.
Wie kann der Arbeitnehmer seine Ansprüche geltend machen?
Leider ist es häufig sehr schwierig, alle Ausgaben richtig nachzuweisen und dokumentieren. Vor allem bei Nebenkosten oder bei Verbrauchsmaterial ist die Nachweispflicht sehr erschwert. Zusätzlich dazu haben große Unternehmen eine Vielzahl an Regeln und Rechten für das Home-Office aufgestellt. In der Praxis erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Pauschalbetrag – dieser kann monatlich oder einmalig bezahlt werden und dient sozusagen als Starthilfe für das Home-Office.
Sollte der Arbeitnehmer größere Ausgaben getätigt haben (z. B. die Anschaffung eines Computers), so sollten diese Ausgaben sofort mit dem Arbeitgeber kommuniziert werden – häufig kann der Arbeitgeber die Materialien auch direkt bestellen, sodass keine Vorleistung erfolgen muss.
Können die Kosten für das Home-Office steuerlich abgesetzt werden?
Nach einem fast vollen Jahr im Home-Office hoffen viele Arbeitnehmer darauf, ihre Ausgaben dafür steuerlich geltend machen zu können. Dies ist grundsätzlich nur dann möglich, wenn die Arbeit von Zuhause aus in einem separaten Arbeitszimmer durchgeführt wurde. Nur dann können Kosten für Miete, Nebenkosten und die Anschaffungskosten für Möbel und Materialien von den Steuern abgesetzt werden. Es ist damit grundsätzlich ratsam, alle Belege für Anschaffungen gut aufzuheben, um diese dem Finanzamt oder dem Arbeitgeber zu präsentieren.
Für Strom, Internet und Telefon erkennt die Staatskasse übrigens eine Pauschale von rund 20 Euro an, auch bei Büromaterial gibt es eine Pauschale von 110 Euro, die ohne Nachweis anerkannt wird.
